### 【Know-Asset：業務効率化データベース・アーキテクチャ定義書】 本資料は、Notionにおける「情報の断片化」を根絶し、認知負荷を最小化するための構造化テンプレートである。多くのユーザーが陥る「データベースの多重階層化による迷路」を回避し、単一のソース・オブ・トゥルース（信頼できる唯一の情報源）を構築するための設計図として機能する。 #### 1. データ・トポロジー：三層構造モデル 効率性の最大化は、データの「発生源」「処理層」「アーカイブ」を分離することから始まる。 **Tier 1: インプット・ホッパー（発生源）** * **用途:** 思考、タスク、外部情報の即時キャプチャ。 * **プロパティ構成:** * `Status`: {未処理, 処理中, 完了} * `Type`: {タスク, 参照, アイデア, 会議録} * `Urgency`: {1:即時, 2:今日中, 3:今週中} * **仕様:** フィルタリング機能により、`Status`が「未処理」のもののみを表示するダッシュボードをトップページに配置。分類は後回しにし、まずは「外に出す」ことに特化させる。 **Tier 2: アクティブ・エンジン（処理層）** * **用途:** プロジェクトごとのタスク管理およびナレッジの動的結合。 * **プロパティ構成:** * `Relation`: [プロジェクトDB] とリレーション * `Dependency`: [タスクDB] 内で先行タスクを指定 * `Estimated Hours`: 数値（工数見積もり用） * **仕様:** ボードビューでのカンバン管理を基本とする。`Dependency`が未完了のタスクは非表示にするフィルタを設定することで、現在の「着手可能なタスク」のみを視覚化し、意思決定のコストを排除する。 **Tier 3: コア・リポジトリ（知識蓄積層）** * **用途:** 恒久的なナレッジベース。 * **プロパティ構成:** * `Tags`: マルチセレクト * `Context`: {手法論, 契約書, 設計図, 議事録} * `Last Updated`: 最終更新日（ソート用） * **仕様:** 階層構造は持たず、すべて「タグ」と「リレーション」で制御する。フォルダ構造の再考に費やす数分間は、非生産的な時間であると定義する。 #### 2. 分類タグ・タクソノミー（運用ルール） 情報の検索性を担保するため、以下のタクソノミーを厳守する。汎用的な「その他」は禁止し、判断が難しい場合は「未分類」タグを付与し、週次のレビューで解消する。 * **[Core-Category]** * `Strategy`: 中長期計画、ロードマップ * `Tactics`: 具体的手法、フローチャート * `Resource`: 外部資料、参考URL、テンプレート * `Archive`: 完了したプロジェクトの残骸（検索対象から除外） * **[Action-Category]** * `Execute`: 即時着手が必要 * `Consult`: 他者の回答待ち * `Review`: 振り返りが必要 * `Archive`: 完了 #### 3. ワークフロー自動化の設計：同期ブロックの活用 データベースを横断する情報の同期には、以下のパターンを適用する。 * **デイリー・サマリー生成:** * 各プロジェクトDBの「今週完了」プロパティを、トップページの「週次レポート」ページにリレーションで抽出。 * 手入力による報告書作成の廃止。データベースの抽出結果をそのまま報告の骨子とする。 * **会議議事録の構造化:** * 議事録ページ内には必ず「アクションアイテム」の同期ブロックを設置。 * このブロックを「タスクDB」のテンプレート内へ自動挿入することで、会議中のメモが直接タスクとしてデータベースへ直結される仕組みを構築する。 #### 4. 思考のフィルタリング：認知負荷低減のためのビュー設定 Notionの過剰な情報量は、時に知的生産を阻害する。以下のビュー設定をデフォルトとする。 * **「今、ここ」ビュー（Focus View）:** * `Urgency` が「1:即時」かつ `Status` が「未処理」のもののみ。 * 表示プロパティは「名前」「期日」のみに絞る。 * **「インサイト」ビュー（Deep Work View）:** * `Type` が「手法論」または「アイデア」のもの。 * `Last Updated` で降順ソートし、最近の思考の断片を常に上位に置く。 #### 5. 運用上の制約と規律（Know-Assetの哲学） 本システムを機能させるための、唯一にして絶対の規律を記す。