本プロンプトは、オフィス環境において頻発するコピー機の紙詰まりトラブルに対し、紙質と機内状況を分析し、最適な除去手順と再発防止策を生成するための構造化指示書である。 【プロンプト】 以下の[状況入力]に基づき、コピー機の紙詰まり除去手順および今後の再発防止策をステップバイステップで出力せよ。 [状況入力] 1. 詰まった紙の状態（例：くしゃくしゃ、半分破れている、湿っている、端が折れている）: [ここに記入] 2. 詰まった場所（例：給紙トレイ、搬送路、定着部、排紙トレイ）: [ここに記入] 3. 使用している用紙の種類（例：普通紙、厚紙、封筒、ラベルシール）: [ここに記入] 4. 複合機のメーカーと型番: [ここに記入] [出力指示] 以下のフォーマットに従って回答を作成すること。 --- ## 1. 緊急除去手順（安全第一） - ステップ1：電源供給の状態確認（電源を切るべきか否か） - ステップ2：カバーの開閉手順（破損を防ぐための正しい解除レバーの位置） - ステップ3：紙の引き抜き方（「ゆっくり」か「勢いよく」か、方向性について） - ステップ4：残片の確認（センサーエラーを回避するための目視確認箇所） ## 2. 紙質と詰まりの原因分析 - 発生した紙の質と環境要因（湿度・静電気・紙粉）の相関関係 - 複合機の搬送経路における物理的な負荷の特定 ## 3. 再発防止のためのチェックリスト - [ ] 給紙トレイのセット方法（揃え方・上限ラインの確認） - [ ] 用紙保管の最適化（湿度管理・開封後の保管方法） - [ ] ローラークリーニングの実施基準 - [ ] 設定上の注意点（厚紙モードへの切り替え漏れ等の確認） --- 【解説・運用のための付帯技術】 本プロンプトを高度に活用するための、実務上の「紙質判断ロジック」を以下に記述する。AIが状況を正しく推論するための事前知識として組み込むこと。 ### A. 紙のコンディションと詰まりの関連性 1. **多湿による紙の「しなり」** - 湿気を吸った用紙は繊維が柔らかくなり、搬送経路のカーブで折れ曲がりやすい。特に定着部（熱でトナーを定着させる箇所）で蒸気が発生し、紙がふやけて詰まるケースが多い。 - 対策：トレイ内に長期間放置した用紙は捨て、新しい封を開けた用紙と入れ替える。 2. **紙粉（パウダー）による摩擦係数の変化** - 低品質なコピー用紙や切り口の荒い用紙は、細かい紙粉を発生させる。これが搬送ローラーに付着すると、グリップ力が低下し、スリップ（空転）による二重送りや詰まりを引き起こす。 - 対策：ローラーのクリーニングキットがない場合は、濡らして固く絞った布でローラーを拭き、その後乾拭きを行う。 3. **静電気による吸着** - 冬季など乾燥する時期は、用紙同士が静電気で張り付き、複数枚同時に送り込まれることで詰まりが生じる。 - 対策：セット前に紙の束を一度「さばく（空気を入れながらパラパラと広げる）」ことで、静電気を逃がす。 ### B. 詰まり除去後の「センサーエラー」回避手順 紙を取り除いたにもかかわらず「紙詰まり」の表示が消えない場合、以下の手順を順守すること。 1. **フラグセンサーの確認**：搬送路には小さなプラスチックの爪（フラグ）があり、これが紙に押されることで通過を検知する。紙片がこの爪に挟まっていると、システムは「まだ紙がある」と誤認する。 2. **トレイの再認識**：給紙トレイを一度完全に引き出し、再度奥まで押し込むことで、トレイ検知スイッチをリセットする。 3. **排紙トレイのクリア**：特に排紙トレイがいっぱいになると、センサーが遮断されエラーが出ることがある。出力物を全て除去した後に電源の再起動を行う。 ### C. 予防保守のためのメンテナンス・スケジュール 月次で行うべき基本的なメンテナンス項目を以下に列挙する。 - **ローラー清掃**：給紙ローラーの表面が白っぽくなっている場合、紙粉が溜まっている証拠である。無水エタノールを含ませた布で拭き取ること。 - **用紙のローテーション**：トレイの底にある古い用紙を一番上に持ってくる、あるいは一旦取り出して扇形にさばき直す。 - **設定確認**：管理者メニューから「紙種設定」を確認し、デフォルトが「普通紙」になっているか確認する。厚紙やラベルを設定した後に戻し忘れると、定着不良や詰まりの直接的原因となる。 ### D. AIエージェントへの追加指示用パラメータ もしこのプロンプトを自動化ツールに組み込む場合、以下の条件分岐を組み込むと精度が向上する。 - **if 紙質 == "厚紙/ラベル"**: - 警告：定着不良の可能性を示唆すること。 - 推奨：手差しトレイの使用を優先的に提案すること。 - **if 発生場所 == "定着部"**: - 警告：火傷の危険を強調すること。 - 手順：必ず5分以上放置して冷却してから作業を開始させること。 - **if 詰まりの頻度 == "高い"**: - 推奨：ローラーの物理的劣化（ゴムの硬化）を疑い、保守業者への依頼を促すこと。 本プロンプトは、事務作業の効率化を目的とした実務要件である。感情や曖昧な状況説明を排除し、事実と手順のみを抽出することで、コピー機のダウンタイムを最小化する。特にオフィス管理者がトラブルシューティングに追われる時間を削減するため、これを標準作業手順書（SOP）としてマニュアル化し、社内Wiki等に配置することを推奨する。 なお、紙の種類が「特殊紙（コート紙、凹凸のあるファンシーペーパー等）」である場合は、上記の標準手順では対応しきれない場合がある。その際はメーカーの対応表（ペーパーパスガイド）を参照するよう、AIに補足指示を出すこと。 最後に、紙詰まりの除去は物理的な力に頼らないことが鉄則である。無理に引き抜くとセンサーが破損し、修理費用が数万円単位で発生する可能性がある。必ずガイドに沿った方向へ、抵抗がないことを確認しながら作業を行うこと。以上が本プロンプトの全容であり、即座に実環境へ実装可能である。